[영어 E-메일 작성법 1] 수취인 표기 / 맺음말 작성법

안녕하세요 Sheldon 입니다.

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해외 비즈니스의 기본, 영어 이메일을 작성하는데 어떤 점들을 주의해야 하는지 포스팅을 쭉 하려고 합니다.

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먼저 오늘은 영어 이메일 작성법중 수취인 표기법과 맺음말 작성법에 대해서 말씀 드리겠습니다.

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1. 수취인 표기

처음 메일을 쓸 때는 누구에게 보내는지 수취인을 반드시 표기해야 합니다.

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방법에는 아래 2가지가 가장 많이 쓰입니다.

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1) Dear + 호칭 + 이름 + 콤마(, comma)

ex : Dear Mr. Tommy,

ex : Dear Dr. Kevin, (Dr = doctor 의사)

 

2) 조금 더 친한 사이에는 Dear 대신에 Hi를 사용할 수도 있습니다.

ex : Hi Mr. Tommy,

ex : Hi Dr. Kevin,

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-> 호칭을 넣으면 정중한 표현이 됩니다.

-> 서로 몇 번 메일을 주고 받았다면 호칭은 생략하고 바로 이름을 사용해도 됩니다.

-> 제가 원어민들의 메일을 보면 Hi 하고 이름을 쓰는 경우가 90% 정도 됩니다.

-> 이름뒤에는 comma를 넣어주어야 합니다. 빠트린다고 문제 되거나 무례한것은 아니나, native들은 메일을 쓸때 보면 거의 넣어서 사용 합니다.

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3) 그다음 수취인이 누군지 모르는 경우에 사용하는 방법 입니다.

-> Dear Sir/Madam,

-> To whom it may concern,

우리말로 해석하면 : '담당자' 혹은 '관련부서에'게 라는 뜻으로 꼭 개인을 지칭하지 않고 단체나 팀을 지칭 하기도 합니다. 줄여서 TWIMC 라고도 사용하는데 알고만 계시고 사용하지는 마세요

-> Dear Team manager / Dear Division manager 등의 직급 등을 활용하여도 됩니다.

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* 잘못된 메일 작성법

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Dear Kevin,

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Hi Kevin, this is Sheldon. I hope you're doing well.

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위에서 처럼 Dear Kevin 이라고 언급한 경우에는 다시 인사를 하거나, 이름을 또 부를 필요 없습니다.

우리가 편지를 쓸 때 "철수에게. 철수야 안녕 잘 지내지?" 라고 쓰는 습관이 남아 있어 저렇게 쓰는 분들이 가끔 있는데 잘못된 표현 입니다. Dear Kevin or Hi Kevin 둘 중 하나만 사용하세요

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2. 맺음말

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대부분 사용하는 게 Regards를 90% 이상 사용합니다.

좀 더 친하고 친분이 있다면 Best Regards / Kind regards 라고 사용하셔도 되고 그냥 Regards 라고만 써도 충분합니다.

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Yours sincerely / Yours faithfully 를 맺음말에 넣을 수 있는데 buniness Email 에서는 자주 사용하지는 않습니다. 그리고 사용할 때도 "yours" 는 거의 빼고 사용 합니다.

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Yours sincerely는 수신인의 이름을 알고 있을 때 / Yours faithfully는 수신인의 이름을 모르고 있을 때 사용 합니다. 라고 배웠지만 실제 원어민들이 메일을 쓸 때 보면 아래처럼 수신인의 이름을 몰라도 사용하는 경우를 봤습니다.

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Dear Partners,

(메일 본문 bla bla)

Sincerely,

Kevin.

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그리고 Sincerely 와 Faithfully 는 좀 더 격식을 차려야 하는 상황에 많이 사용 됩니다.

우리말로 바꾸면 OOO"배상" 정도의 느낌인데 우리도 아주 격식을 차릴때 아니고서는 잘 사용하지 않습니다.

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위의 맺음말 다음에는 이름을 남기는데 처음 메일을 쓸 때는 Full name을 적는 것이 좋고, 몇 번 메일을 주고 받았다면 이름만 남겨도 됩니다.

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그리고, 상대방이 간단한 정보는 바로 찾을 수 있도록 꼭 서명에 본인 사무실 번호(국가번호 반드시 포함) 정도는 남겨주는 것이 좋습니다.

간혹 아무런 서명이 없는 분들을 봤는데 가능한 간단한 정보 등은 꼭 남기는 것이 좋습니다.

개인 휴대폰 번호도 남기는 분이 있는데 상관은 없으나 H.P(핸드폰)은 콩글리쉬 입니다. M.P(Mobile Phone)이 맞는 표현 입니다.

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ex)

Best regards,

Sheldon Lee

OFFICE : +82-2-1234-5678 / M.P : +82-10-1234-5678

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모두에게 유익한 시간이었기를 바랍니다.

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